Pályázatok helyszíni ellenőrzése – mire figyeljünk?

A pályázatok generálása, majd a pályázatok benyújtása csak az első lépés a sikeres pályázatok útján. A pályázatok megvalósítása azonban komoly kihívás elé állítja a pályázó szervezeteket mind pályázati adminisztrációs, mind a vállalat fejlődése szempontjából is, melynek szerves részét képezik a helyszíni ellenőrzések. Cikkünkben a helyszíni ellenőrzések menetébe kívánunk betekintést nyújtani.

Mely esetekben számíthatunk ellenőrzésre?

Általánosságban elmondható, hogy 25 millió Ft elnyert támogatási összeg alatt szinte egyáltalán nem valószínű, hogy helyszíni ellenőrzést „kap” pályázatunk, 25-50 millió Ft támogatási összeg között azonban nagy valószínűséggel, 50 millió Ft támogatási összeg felett pedig minden esetben számíthatunk arra, hogy a Közreműködő Szervezet a projekt megvalósítási helyszínén is ellenőrzi a projekt megvalósíthatóságát, vagy megvalósítását. De mit is jelent ez a gyakorlatban?

A pályázatok megvalósítása során a pályázó szervezet a teljesítéseket igazoló dokumentumok benyújtása révén igényelhet támogatást (számlák, kifizetéseket igazoló bankkivonatok vagy banki igazolások, teljesítési igazolások, üzembe helyezési jegyzőkönyvek, szerződések, megrendelések és azok visszaigazolásai, építési napló stb.). Ez a folyamat elektronikusan történik, ami azt jelenti, hogy a projektek tényleges megvalósításáról csupán papír alapon bizonyosodik meg a Közreműködő Szervezet (Nemzetgazdasági Minisztérium), a megvalósított fejlesztésekről is csak fotók alapján kap tájékoztatást. Azonban a pályázó szervezetek a fentiek alapján számíthatnak arra is, hogy a Közreműködő Szervezet munkatársai személyesen is megtekintik a projekteket a megvalósulás helyszínén. Általában ezekre az ellenőrzésekre a projektek megvalósítását követően, a záró kifizetési kérelem benyújtását követően, de annak elfogadását megelőzően szokott sor kerülni. Természetesen előfordulhat, hogy a projekteket menet közben, vagy akár a projektek megkezdése előtt is ellenőrzik a helyszínen, de ennek valószínűsége csekély, menetük hasonló a projekt zárását követő helyszíni ellenőrzésekéhez.

A helyszíni ellenőrzés menete

• A Közreműködő Szervezet először telefonon keresi fel a pályázatban megjelölt kapcsolattartó időpont egyeztetés végett, mely során szóban megállapodnak egy időpontról.
• Ezt követően hivatalos értesítőt is kap a pályázó szervezet, mely tartalmazza a helyszíni ellenőrzés helyét, idejét, az előkészítendő dokumentumok körét.
• A helyszíni ellenőrzés napján az ellenőrök megjelennek a helyszínen, átadják a vállalkozás képviselőjének megbízó levelüket, majd megkezdik az ellenőrzést.
• Az ellenőrzés végén minden esetben jegyzőkönyv készül, melyben rögzítik az ellenőrük megállapításaikat. Amennyiben hiányosságot találnak, hiánypótlást is kiírhatnak, melyet a pályázó szervezetnek a megadott határidőre teljesítenie szükséges.
• Amennyiben a helyszíni ellenőrzés lezárult (hiánypótlás nélkül, vagy azt követően), erről szintén értesítik a pályázó szervezetet.

Tanácsok a helyszíni ellenőrzések sikeressége érdekében

1. Hagyjunk maguknak időt

A telefonon először felajánlott időpont nincs kőbe vésve, lehetőségünk van későbbi időpontot kérni. Minden esetben érdemes egyeztetni pályázatírónkkal, hogy neki is megfeleljen az időpont, illetve érdemes legalább 2 hét felkészülési időt hagyni maguknak és a pályázatíróknak.

2. Készüljünk fel

Még a helyszíni ellenőrzést megelőzően üljünk le a pályázatíróval és tekintsük át a projekthez tartozó dokumentációt, igény esetén pótoljuk időben a hiányosságokat.

3. Tekintsünk partnerként az ellenőrökre

Az ellenőrök feladata nem a hibák keresése, hanem a megfelelőség vizsgálata, ezt érdemes szem előtt tartani. Közös érdek, hogy a projektek minden szempontból megfeleljenek az elvárásoknak. Igyekezzünk tehát minden szükséges dokumentumot átláthatóan előkészíteni, érkezés előtt telefonon iránymutatást adni az ellenőröknek a helyszín megtalálásáról. Készüljünk kávéval, üdítővel, szendvicsekkel és legyünk jelen az ellenőrzésen, hogy megkönnyítsük az ellenőrök munkáját.

4. Nyomtatás biztosítása

Minden helyszíni ellenőrzés végén jegyzőkönyv készül, melyet szükséges kinyomtatnunk. Gyakori probléma, hogy éppen elromlott a nyomtató, kifogyott a patron, ami jelentősen késlelteti az ellenőrzés végét. Ellenőrizzük a nyomtatót a helyszíni ellenőrzést megelőző nap.

5. Hallgassunk a pályázatíróra

A pályázatírók mögött általában rendkívül sok helyszíni ellenőrzés tapasztalata áll, így érdemes rájuk hallgatni, még ha kéréseik, iránymutatásaik sokszor nem is tűnnek logikusnak elsőre. Minden szükséges dokumentumot készítsünk elő, amit a pályázatíró kért tőlünk. Gyakori probléma, hogy a tulajdoni lap kiállítása 30 napnál régebbi, vagy bizonyos dokumentumok nem állnak rendelkezésre eredeti példányban. Ezek a hiányosságok gyakran lassítják az ellenőrzést, akár órákkal is. Inkább az ellenőrzés előtt szánjunk időt a dokumentumok előkészítésére.

6. Készüljünk a „legrosszabbra”

Vállalkozásunk az elmúlt szűk három évben több mint 50 helyszíni ellenőrzésen vett részt, melyek közül mindegyik sikeresen zárult. 2003-as alapításunk óta a szám ennél is jóval magasabb. Alapelvünk, hogy minden esetben a „legrosszabbra” érdemes készülni: minden felmerülő kérdésre előre kell készülni, minden kapcsolódó dokumentumot szükséges előkészíteni. Valószínűleg ezek nagy részére nem is lesz szükség, de amennyiben mégis, egyszerűbb, ha minden kéznél van, minthogy elhúzódjon az ellenőrzés. Ne feledjük, hogy az előzetesen megkapott lista a szükséges dokumentumokról csupán a kötelező dokumentumokat tartalmazzák, ezeken felül bármilyen dokumentumot kérhetnek az ellenőrök.

7. Hagyjuk a beszédet a pályázatírókra

Tartsuk szem előtt, hogy a projektet pályázati szempontból a pályázatíró ismeri a legjobban, aki már több helyszíni ellenőrzésen is részt vett. Hagyjuk érvényesülni, válaszolni a feltett kérdésekre, hiszen neki van ebben tapasztalata, ő beszél „közös nyelvet” az ellenőrökkel. Azonban legyünk jelen, vagy legalábbis elérhető távolságban, hogy felmerülő kérdés esetén tudjanak hozzánk is fordulni a pályázatírók.

Mire számítsunk az ellenőrzés során?

• A helyszíni ellenőrzések általában reggel 9-10 óra körül kezdődnek, és általában 3-7 órát vesznek igénybe, így aznapra érdemes szabaddá tennünk naptárunkat. Mivel az ellenőrzés adminisztrációs része is legalább 2 órát vesz igénybe, ezért legjobb esetben is 3 órával tervezhetünk.
• Minden esetben legalább két helyszíni ellenőr érkezik (esetenként több). Egyikük a projekt pénzügyi, másikuk a projekt műszaki részét ellenőrzi. Értelemszerűen a minimum két főre azért is van szükség hivatalosan, hogy valóban független legyen az ellenőrzés, éppen ezért az ellenőrök nem is hagyhatják magukra kollégájukat.
• Az ellenőrzés során megtörténik a kifizetési kérelmekhez benyújtott dokumentumok ellenőrzése. Fontos azonban, hogy más dokumentumok ellenőrzése is ekkor történik meg, melyeket korábban nem nyújtottunk be. A teljesség igénye nélkül:
  – Projekt szintű könyvelés – a projekthez kötődő beszerzések, kifizetések, beérkezett támogatások elkülönített könyvelésének ellenőrzése
  – Építési beruházás esetén az építési napló teljes körű ellenőrzése
  – Kutatás-fejlesztési projektek esetén a fejlesztési folyamat teljes körű áttekintése akár forráskód szintjén. Szintén megtörténik a külső, fejlesztésben résztvevő szállítók teljesítésének vizsgálata.
  – Eszközbeszerzés esetében garanciajegyek, garancialevelek, CE minősítések ellenőrzése
  – Minden beszerzés esetében a bekért ajánlatok (nyertes és ellen) eredeti példányainak megvizsgálása
• A projekt fizikai megvalósításának ellenőrzése is megtörténik, tehát a beszerzett eszköz, megépített épület vagy épületrész vizsgálata is az ellenőrzés részét képezik. Kutatás-fejlesztési projekt esetén a kifejlesztett prototípus vagy termék működésének vizsgálata is az ellenőrzés részét képezi.

Fontos tehát, hogy projektjeinket már úgy valósítsuk meg, hogy készüljünk egy esetleges helyszíni ellenőrzésre, tehát:

• Minden esetben elkülönített, projektszintű könyvelést vezessünk
• Minden eredeti dokumentumot őrizzünk meg
• Nyissunk külön projektdossziét, melyben gyűjthetjük a projekttel kapcsolatos dokumentációkat

Fenitek szem előtt tartásával garantálhatjuk a helyszíni ellenőrzések sikerességét. Fontos továbbá, hogy dolgozzunk bármelyik pályázatíró vállalkozással, minden esetben vizsgáljuk meg, hogy szerződésünkben szerepel-e a helyszíni ellenőrzéseken való részvétel is.

Természetesen a helyszíni ellenőrzésekre sor kerülhet a pályázatok megvalósítását és lezárását követően is, ezért tartsuk szem előtt a szabályt, miszerint minden projekttel kapcsolatos dokumentációt köteles vagyunk megőrizni.