Vállalkozásunk kommunikációjában folyamatosan hangsúlyozza, hogy a pályázati források elnyerése csak az első lépést jelenti, a projektek sikeres megvalósítása azonban újabb, jelentős kihívást jelent a vállalkozásoknak. Cikkünkben azokat a szempontokat foglaltuk össze, melyeket mindenképpen érdemes figyelembe venni a projektek megvalósítása során:

Projektdosszié

Tapasztalataink szerint nem minden pályázó tárolja a pályázathoz kapcsolódó dokumentumokat annak ellenére, hogy minden pályázat esetében főszabály, hogy a projekthez kapcsolódó összes dokumentumot elkülönített projektdossziéban szükséges gyűjteni, valamint adott időpontig megőrizni, mely időpont nem a fenntartási időszak vége, minden pályázat esetében egyedileg meghatározott. A projektdosszié lehet egy gyűjtőmappa, vagy egy gyűrűs mappa, melyen jól láthatóan feltüntetésre kerül a projekt azonosítója (pl. GINOP-1.2.1-15-2015-000111). A projektdosszié tartalma:

• Pályázati dokumentáció (adatlap, nyilatkozatok) és mellékleteinek eredeti példánya
• Közreműködő Szervezettel folytatott levelezések eredeti példányai
• Projekttel kapcsolatos számlák, banki igazolások, teljesítési igazolások, megrendelések, szerződések, átadás-átvételi jegyzőkönyvek, üzembe helyezési jegyzőkönyvek eredeti példányai
• Eredeti árajánlatok, ellenajánlatok, ajánlatkérők, szükséges esetén közbeszerzési eljárás dokumentációja
• Pályázó szervezettel kapcsolatosan: aláírási címpéldány, működési és telephelyengedélyek, NAV-nak küldött bevallás statisztikai létszámot tartalmazó oldalai, tulajdoni lap, cégkivonat eredeti példányai
• Projekthez tartozó elkülönített könyvelés, főkönyvi kivonatok, tárgyi eszköz kartonok
• Egyéb dokumentumok: tájékoztatási kötelezettségek dokumentumai (fotódokumentáció, sajtóközlemények), vállalások teljesülését alátámasztó dokumentációk

Könyvelés

Minden, adott pályázathoz tartozó pénzmozgást, legyen szó akár a támogatás(ok) beérkezéséről, a pályázatban szereplő költségtételek kifizetéséről és üzembe helyezéséről, a projekt bevételeiről és kiadásairól elkülönítetten szükséges könyvelni, alszám kialakításával, a projektazonosító feltüntetésével, a számviteli politikában (amennyiben a pályázó rendelkezik ilyennel) külön jelölve. A pályázók erről gyakran megfeledkeznek, hiszen a kifizetési kérelmekhez nem szükséges benyújtani a könyvelési dokumentumokat, azonban ezeket helyszíni ellenőrzések során bármikor számon kérheti a Közreműködő Szervezet, utólagos javítások pedig időigényes, hiánypótlást vonhat maga után, vagy a helyszíni ellenőrzés elhúzódását eredményezheti.

Példával élve: a pályázó GINOP-1.2.1-15-2015-000111 azonosítójelű projektje keretében egy nagy értékű termelő gépet szerzett be 120 millió Ft értékben. Ebben az esetben a 131 Termelő gépek, berendezések főkönyvi számlához szükséges egy alszámlát nyitni (pl. 1311), ahova a beszerzett gépet szükséges könyvelni. Amennyiben az alszámlát el lehet nevezni, érdemes már a megnevezésben feltüntetni a projekt azonosítóját (GINOP-1.2.1-15-2015-000111). Amennyiben nem, a megjegyzés rovatban érdemes feltüntetni az azonosítót. Abban az esetben, ha nem fér ki a teljes azonosító, célszerű rövidíteni, pl.: GINOP-15-000111, vagy GINOP111.

Több részteljesítéssel (részszámlákkal) megvalósuló projekt (pl. építési beruházás) esetén a vonatkozó tételeket 161 Befejezetlen beruházások alá szükséges könyvelni, a beruházás befejezését követően a beruházást aktiválni szükséges, majd könyvelni a vonatkozó főkönyvi számlára.

Helyszíni ellenőrzés

25 millió Ft elnyert támogatás felett nagy eséllyel, 50 millió Ft elnyert támogatás felett minden esetben ellenőrzi a Közreműködő Szervezet a pályázat megvalósítását a helyszínen. A helyszíni ellenőrzésekre általában a záró kifizetési kérelem benyújtását, tehát a projekt zárását követően kerül sor, de bizonyos esetekben sor kerülhet ellenőrzésre a pályázat életének bármely szakaszában (megvalósítás előtt, közben, vagy azt követően, a fenntartási időszakban is).

A helyszíni ellenőrzéseken a kiérkező ellenőrök a projekt keretében megvalósult fejlesztéseket ellenőrzik: kifizetések, számlák, könyvelési dokumentumok, fejlesztés helyszínen való fellelhetősége. Tévhit, hogy a helyszíni ellenőrzésekre bejelentés nélkül is sor kerülhet. Az ellenőrök minden esetben telefonon jelzik érkezési szándékukat egy dátum felajánlásával, melyet a pályázó nem köteles elfogadni, felajánlhat más időpontot egyéb elfoglaltságaira hivatkozva.

Minden esetben azt tanácsoljuk, hogy az időpont véglegesítése előtt egyeztessenek pályázatírójukkal, hiszen az ellenőrzésre való felkészülés időigényes.

Változások nyomon követése

Minden, a pályázó adataiban és a pályázat tartalmában bekövetkezett változás bejelentési kötelezettséget von maga után. Szükséges értesíteni a Közreműködő Szervezetet olyan apróbb változásokról is, mint a tulajdoni szerkezet átalakulása, de olyan, projektet befolyásoló tényezőkről is, mint a beszerezni kívánt eszközök típusában, műszaki tartalmában beállt változás, építési beruházás esetében kisebb vagy nagyobb műszaki tartalom változások. Bármilyen változás esetén azt tanácsoljuk, vegyék fel a kapcsolatot pályázatírójukkal, aki meg tudja mondani, hogy (1) a változást szükséges-e bejelenteni, és ha igen, akkor (2) milyen formában szükséges ezt megtenni.

Tájékoztatási kötelességek

Minden pályázat esetében a pályázó szervezetnek szükséges megvalósítania úgynevezett kötelező kommunikációs elemeket, melyek során az elnyert pályázat keretében megvalósuló fejlesztést szükséges ismertetni a nyilvánossággal. Ilyen elemek lehetnek: sajtóközlemény kiküldése, fotódokumentáció készítése, projektismertető megjelentetése a vállalati honlapon, sajtórendezvények rendezése stb. Minden esetben érdemes időben átbeszélni a projektmenedzsmentet ellátó szakértőkkel, hogy pályázatunkra mely kötelességek vonatkoznak.

Együttműködés a megvalósítás során

A minőségi szolgáltatást nyújtó pályázatíró vállalkozások esetében a projektek menedzselése nem abban merül ki, hogy a projekt megvalósítását követően elkérik a szükséges dokumentumokat a pályázótól, majd azokat továbbítják a Közreműködő Szervezet felé. A projektek megvalósítása minden esetben folyamatos együttműködést jelent. Minden kifizetés, számla kibocsátás, szerződéskötés, változás előtt tájékoztassa pályázatíróját, aki így még időben ellenőrizni tudja, hogy a projekt minden feltételnek megfelelve valósul meg.

Vállalkozásunk alapelve, hogy minden pályázathoz felajánljuk ügyfeleink részére projektmenedzsment szolgáltatásunkat, hiszen a pályázatok megfelelő menedzselése jelenti a kulcsot ahhoz, hogy a vállalkozás sikeres pályázóvá válhasson.