Pályázatok benyújtása – hogyan időzítsük?

Bizonyára abban minden pályázó egyetért, hogy pályázati szempontból talán a nyertes pályázatok kihirdetésének az időszaka mellett az egyik legizgalmasabb periódusnak a támogatási kérelmek beadása, azok időpontjának időzítése tekinthető. Cikkünkkel szeretnénk egy rövid útmutatással szolgálni minden pályázó részére arról, hogy melyik eljárásrend esetén mikor érdemes a pályázatokat benyújtani.

Tapasztalatunk szerint egyre jobban terjedőben van az tévhit, hogy a támogatási kérelmeket a pályázat első benyújtási napjától be kell nyújtani elsők között, különben lemaradunk. Azonban ez nem minden esetben van így. Az eljárásrend szabályozásának tekintetében az egyik fő rendelkezés a 272/2014-es kormányrendelet 54. paragrafusa, amely meghatározza a kiválasztási eljárási rendek öt típusát. Ezek közül a hazai KKV-szektor számára a következők relevánsak:

• az egyszerűsített eljárásrend, folyamatos elbírálással, valamint
• a standard eljárásrend, szakaszos elbírálással.

A további három eljárásrend elsősorban állami és központi projektek esetén kerülhet alkalmazásra.

Egyszerűsített eljárásrend

Az első eljárásrend esetében, vagyis az egyszerűsített eljárásrendnél valóban a gyorsaság számít, mivel a támogatási kérelmeket beérkezési sorrendben, folyamatosan bírálják el. A pályázatokat tehát az egyszerűsített eljárásrend esetében a beérkezés sorrendjében bírálják el. Ma már valós időben nyomon követhető, hogy pontosan melyik pályázati kiírásra hány pályázatot adtak be, és azok keretében mennyi támogatást igényeltek összesen. Azonban a még be nem adott pályázatokról értelemszerűen nem rendelkezhetünk információval, így sosem tudhatjuk biztosan, hogy mikor függesztik fel az adott pályázatot. Példával élve: egy pályázati felhívás esetében általában az szerepel, hogy a pályázatok benyújtására – példával élve – 2016. augusztus 1. és 2018. augusztus 1. között van lehetőség. A pályázati felhívásban szerepel a rendelkezésre álló keret is, ami – szintén példával élve – 20 milliárd Ft. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy ha a beérkezett támogatási kérelmek keretében igényelt támogatás eléri a 60 milliárd Ft-ot (tehát körülbelül 3-szoros túligénylés esetén), a Közreműködő Szervezet a pályázatot felfüggeszti a „rendelkezésre álló keret várható kimerülése miatt”. Tehát általában háromszoros túljelentkezésnél történik meg a felfüggesztés – kétszeres túljelentkezést látva tehát érdemes minél hamarabb benyújtani a pályázatokat, hiszen ekkor mások is nagyobb sebességre kapcsolnak.

Fontos tudni, hogy a Közreműködő Szervezet a pályázatok felfüggesztését minden esetben 3 napos határidő biztosításával hajthatja csak végre. Ez a 3 nap, amely a felfüggesztést követi még lehetőséget nyújt mindazon pályázók számára, akik nem tudták támogatási kérelmüket benyújtani.

Standard eljárásrend

A második eljárásrend tekintetében viszont nem a gyorsaság a döntő szempont. A standard eljárásrenddel rendelkező pályázatok esetében értékelési szakaszok kerülnek megállapításra, amely szakaszokon belül az addig beérkezett pályázatok együttesen kerülnek elbírálásra, így ezekben az esetekben a beérkezés dátuma figyelmen kívül hagyható. Ezekhez a pályázatokhoz minden esetben tartozik egy pontozás, melynek keretében gazdasági mutatók, egyéb ismérvek alapján szerezhetnek a pályázók pontokat egy általában 100 pontos skálán. Az egy értékelési határnapon belül benyújtott projektek együttesen kerülnek elbírálásra ez alapján a pontozási rendszer alapján.

A vizsgálat során egy előbb beadott pályázat nem kerülhet tehát előnyösebb pozícióba pusztán benyújtásának időpontja révén egy később benyújtott pályázattal szemben sem, hiszen ebben az esetben a pályázatok együttesen, tartalmuk alapján egymáshoz mérten kerülnek elbírálásra. Így megállapítható, hogy a standard eljárásrend esetében érdemes a rendelkezésre álló időkeretet maximálisan kihasználni, nem túlzás akár az értékelési szakasz utolsó napját is kivárni pályázatunk benyújtásával, hogy azt minél magasabb szakmai tartalommal tudjuk feltölteni.

Az eljárásrend kérdésében fontos megemlíteni az egységes működési kézikönyvről szóló 547/2013. (XII.30.) kormányrendeletet is. Ez a rendelet szabályozza ugyanis a pályázatok felfüggesztésére vagy lezárására vonatkozó kérdéseket. A rendelet kimondja, hogy a pályázatot kiíró hatóságnak felfüggesztésre vagy lezárására csakis egyszerűsített eljárásrend esetén van lehetősége. Standard eljárásrend esetében erre pedig módja csak az értékelési határnap esetében van – azonban új értékelési határnap bármikor beiktatható, így mesterségesen korábban felfüggeszthető egy-egy pályázat.

Mit mutat a tapasztalat?

Tapasztalatunk szerint elmúltak azok az idők, amikor egy-egy pályázatot az első napon volt szükséges benyújtani hiányos szakmai tartalommal, melyet majd a hiánypótlás keretében ki tudunk egészíteni.

• Először is, szakmai tartalom esetén hiánypótlásra elvileg már nincs lehetőség, így mindenféleképpen kidolgozott projektek benyújtására szükséges fókuszálni.
• A korábbiakhoz képest jelentősen több információ áll rendelkezésünkre, hiszen valós időben követhető a beadott pályázatok száma, az igényelt támogatások összege. Ez mind hasznos információ és segít a munka időzítésében.
• Az értékelési szakaszok tekintetében minden esetben az első értékelési határnap megcélzását javasoljuk ügyfeleinknek, általában erre az időpontra a túljelentkezés eléri azt a mértéket, hogy a pályázat felfüggeszthető legyen, tehát ne érje meg a második értékelési határnapot.

Érdemes-e elsők között benyújtani pályázatunkat egyszerűsített eljárásrend esetén? Nem feltétlenül:

• Igen, mert az első pályázatok elbírálásánál a hiánypótlások tapasztalataink szerint valamivel egyszerűbbek. Ennek oka egyszerű: a pályázatírók is tanulnak a korábbi hiánypótlásokból, így idővel minél teljesebb anyagot nyújtanak be, ezért a bírálók kénytelenek másra rákérdezni.
• Nem, mert tapasztalataink szerint mind a pályázati felhívás, mind a kitöltő program módosulhat a pályázat benyújthatóságát követően – érdemes tehát kivárni, hiszen egy hiányos vagy akár hibás kitöltő program sok bosszúságot okozhat, a felhívás módosítása benyújtás után pedig vitás esetekhez vezethet.

Fenti szempontokat tehát egy-egy pályázat esetében egyedileg szükséges mérlegelni.